A ilusão do Multitasking
O multitasking está tão presente no nosso dia-a-dia que já nem nos damos conta dos danos que causa (é mais uma entre tanta coisa ao mesmo tempo). Pior que isso, há pessoas que se regozijam com este hábito de fazer várias coisas em simultâneo sem notarem como isso afecta a sua produtividade e lhes diminui a agilidade. O multitasking é um mau hábito (sim, perante vós me confesso) que além do particular também afecta a empresa como um todo (e isto é ainda mais verdade quanto as pessoas estão envolvidas em equipas ou em projectos).
Multitasking consiste em começar muita coisa e não terminar nada de especial. O multitasking revela-se nos vários documentos abertos no computador, muitos papéis em cima da mesa, chamadas telefónicas enquanto se escreve um email e se comunica gestualmente com um colega. No meu caso, não sei se é a “ganância” em querer fazer muita coisa ou recear esquecer coisas que tenho para fazer (por isso tendo a iniciá-las). De algo estou certo, este hábito (reconhecidamente mau, mas benigno) tem consequências: baixa a eficiência pessoal (cada vez que alguém interrompe algo para iniciar outra coisa qualquer perde tempo, corre o risco de cometer erros e cansa-se muito mais – isto é especialmente verdade em trabalhos “mentais” e não tanto em trabalho físico). Quem tem de iniciar uma actividade várias vezes corre o risco de demorar mais tempo ao preparar-se para reatar a tarefa do que a fazê-la.
A isto, acrescente-se a ideia que se vai criando de não haver capacidade disponível para fazer mais trabalho pois andamos todos tão ocupados a “iniciar-parar-saltitar-iniciar-parar” (ie, em multitasking) que não nos sobra tempo para mais nada e muitas vezes não conseguimos, sequer, terminar tempo o que nos é pedido. O que muitas empresas fazem perante isto? Metem mais recursos (entre eles, mais tempo) mesmo que na realidade haja capacidade em excesso. Eu, o que faço, é ficar até às tantas e a retirar horas ao descanso. No dia seguinte, mais cansaço e maior frustração por não ter terminado o que era suposto.
O multitasking seria fantástico se ao interrompermos uma tarefa para iniciar outra pudéssemos também parar o relógio e desse modo não entregássemos mais tarde o trabalho ao Cliente. Cada interrupção consome tempo e tolerâncias, ou seja, o lead time do trabalho aumenta e com ele o backlog e assim se baixa a produtividade e se deixa o Cliente insatisfeito.
Encontro muitos gestores de operações industriais que sem saberem o nome da coisa, recorrem ao multitasking ao interromper encomendas para dar prioridade a outras. Isto resulta em perda de tempo (setups que se repetem, erros que se cometem), ocupação indevida com stocks que se acumulam pelas áreas fabris, aumento de custos e a instalação do caos. A lei de Little explica isto de uma forma muito simples…
Note-se que o multitasking nem sempre é uma opção pessoal. Pode resultar de uma chefia instável ou incapaz. Desculparmo-nos na instabilidade dos mercados para justificar as frequentes interrupções das tarefas não é aceitável, é falta de método!
Estou certo que eliminar o multasking não é tarefa fácil. É preciso uma mudança de paradigma, mas não o fazer é continuar com os mesmos problemas: trabalhar mais e fazer menos.
Então que fazer? Para começar recordo uma afirmação proferida num dos eventos organizados pela CLT: “Stop starting and start finishing” (pare de iniciar e comece por concluir), e porque não ler este artigo da HBR? A imagem que se segue poderá ajudar e por fim perceber que só podemos fazer uma coisa de cada vez, ie, OHIO (only handle it once).
Multitasking consiste em começar muita coisa e não terminar nada de especial. O multitasking revela-se nos vários documentos abertos no computador, muitos papéis em cima da mesa, chamadas telefónicas enquanto se escreve um email e se comunica gestualmente com um colega. No meu caso, não sei se é a “ganância” em querer fazer muita coisa ou recear esquecer coisas que tenho para fazer (por isso tendo a iniciá-las). De algo estou certo, este hábito (reconhecidamente mau, mas benigno) tem consequências: baixa a eficiência pessoal (cada vez que alguém interrompe algo para iniciar outra coisa qualquer perde tempo, corre o risco de cometer erros e cansa-se muito mais – isto é especialmente verdade em trabalhos “mentais” e não tanto em trabalho físico). Quem tem de iniciar uma actividade várias vezes corre o risco de demorar mais tempo ao preparar-se para reatar a tarefa do que a fazê-la.
A isto, acrescente-se a ideia que se vai criando de não haver capacidade disponível para fazer mais trabalho pois andamos todos tão ocupados a “iniciar-parar-saltitar-iniciar-parar” (ie, em multitasking) que não nos sobra tempo para mais nada e muitas vezes não conseguimos, sequer, terminar tempo o que nos é pedido. O que muitas empresas fazem perante isto? Metem mais recursos (entre eles, mais tempo) mesmo que na realidade haja capacidade em excesso. Eu, o que faço, é ficar até às tantas e a retirar horas ao descanso. No dia seguinte, mais cansaço e maior frustração por não ter terminado o que era suposto.
O multitasking seria fantástico se ao interrompermos uma tarefa para iniciar outra pudéssemos também parar o relógio e desse modo não entregássemos mais tarde o trabalho ao Cliente. Cada interrupção consome tempo e tolerâncias, ou seja, o lead time do trabalho aumenta e com ele o backlog e assim se baixa a produtividade e se deixa o Cliente insatisfeito.
Encontro muitos gestores de operações industriais que sem saberem o nome da coisa, recorrem ao multitasking ao interromper encomendas para dar prioridade a outras. Isto resulta em perda de tempo (setups que se repetem, erros que se cometem), ocupação indevida com stocks que se acumulam pelas áreas fabris, aumento de custos e a instalação do caos. A lei de Little explica isto de uma forma muito simples…
Note-se que o multitasking nem sempre é uma opção pessoal. Pode resultar de uma chefia instável ou incapaz. Desculparmo-nos na instabilidade dos mercados para justificar as frequentes interrupções das tarefas não é aceitável, é falta de método!
Estou certo que eliminar o multasking não é tarefa fácil. É preciso uma mudança de paradigma, mas não o fazer é continuar com os mesmos problemas: trabalhar mais e fazer menos.
Então que fazer? Para começar recordo uma afirmação proferida num dos eventos organizados pela CLT: “Stop starting and start finishing” (pare de iniciar e comece por concluir), e porque não ler este artigo da HBR? A imagem que se segue poderá ajudar e por fim perceber que só podemos fazer uma coisa de cada vez, ie, OHIO (only handle it once).
