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Reuniões Lean

Se as suas reuniões são um calvário, não só pelo tempo que demoram como pela abordagem de temas entediantes, está na hora de cancelar a próxima e adoptar algumas ideias lean, simples mas poderosas.

As reuniões não podem ser o momento onde tudo se discute e nada se decide. O tempo é precioso e tem de ser bem gerido, evitando-se as discussões estéreis e o constante saltitar de tema em tema sem nada concluir.

As reuniões devem limitar-se ao mínimo possível, devem evitar formalismos desnecessários (ex. rituais de abertura e/ou encerramento, extensas e aborrecidas actas), devem ser, sempre que possível, realizadas em pé para que não tomem muito tempo nem ocorram situações de adormecimento. Reuniões diárias de 15 minutos podem ser suficientes para os assuntos importantes sejam tratados e as situações de urgência sem evitadas. A ordem de trabalho deve ser mantida de reunião para reunião, bem como a hora e o local devem ser sempre os mesmos.

Sabia que nas reuniões de 15 a 30 min a atenção dos participantes cai para 81%? Esse valor é ainda mais baixo (64%) nas reuniões com duração superior a 45 min.

As reuniões devem ocorrer junto dos quadros de informação ou quadros kanban/scrum para que as fontes para a tomada de decisão estejam acessíveis.

Reuniões mais formais e menos frequentes, e por essa razão mais "elitistas", devem ser previamente preparadas para evitar desperdício de tempo no setup mental dos participantes. Para estas, deixamos algumas recomendações, ou regras de etiqueta lean:
  • Vá preparado para a reunião - ao receber a convocatória com a ordem de trabalho deixa de ter motivo para não ir preparado e munido dos elementos para transformar a reunião numa actividade de valor acrescentado;
  • Contribua para que os horários da reunião sejam cumpridos. Para tal é necessário uma correcta repartição do tempo pelos assuntos a abordar e evitar que assuntos que não fazendo parte da ordem de trabalhos sejam incluídos na discussão;
  • A reunião não é um campo de batalha - seja delicado, não interrompa o raciocínio dos outros, oiça com atenção, tome notas e não aproveite a audiência para apontar o dedo ou sobrelevar-se em relação aos demais;
  • Desafie ideias e não as pessoas;
  • Oiça primeiro antes de falar, documente-se antes de afirmar e certifique-se antes de criticar;
  • Evite levar consigo "distracções" tais como telemóveis, portáteis e tablets. Em vez disso, traga papel e caneta;
  • Resuma as conclusões, as orientações e os To Do's de cada reunião numa folha A4. Distribua, por email, a todos os participantes nas 24 horas a seguir à reunião.

Deixo-os com esta citação de Jason Fried: "As reuniões não são trabalho. Reuniões são eventos onde se vai falar de coisas que supostamente temos de fazer mais tarde." Segundo Jason, o problema são os M&Ms (managers and meetings)...

Estas são ideias simples, práticas e poderosas. Estão todas embebidas do espírito lean que transmitimos aos nossos formandos da PG Lean Management. Ideias simples que podem fazer a diferença ao libertar recursos (tempo, espaço e pessoas) para tarefas de valor acrescentado.
 
João Paulo Pinto (https://www.linkedin.com/today/author/0_36zCMGZ-kbCITtJtIm8hVJ?trk=prof-sm)
06 Set, 2016
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