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Tempo para pensar

No seguimento do anterior artigo, neste abordo uma questão que a todos diz respeito. Começo por colocar três questões:
  • Quanto tempo têm para pensar?
  • Quanto tempo têm para ser proactivo?
  • Quantos de nós aplica os conhecimentos que aprendeu?

Quanto ao tempo, eu pouco tenho apesar de ser um privilegiado em termos de autonomia. O meu irmão sempre me disse que “quem trabalha muito não tem tempo para ganhar dinheiro” e é bem verdade. Passar os dias de “olhos vendados” a fazer sem pensar dá nisto: trabalhamos muitas horas, mas não somos produtivos nem rentáveis.

Sabia que o pensamento lean pode também aqui ser aplicado? Mas como?

Desenvolvendo formas converter a gordura em músculo… ok, mas como?! Por exemplo resgatando tempo às tarefas que não acrescentam valor (embora às vezes achamos que acrescentam, outras nem por isso mas fazemo-las na mesma). P Druker dizia algo assim: “muitas vezes fazemos na perfeição o que não necessita de ser feito”. Já perdi a conta às vezes que me dei conta disto… coisas que faço com tanto gosto e carinho, mas que não são valorizadas. Quantas reuniões não cabem nesta categoria? Quantos relatórios? Quantas actas de reunião? Quantas tarefas (muitas delas redundantes) feitas sem necessidade? Quantas deslocações? Quantos emails lidos que não nos dizem nada e que nem para nós são dirigidos? Quanta small talk nos corredores? O desafio é simples: o tempo que recuperamos com estas actividades pode ser usado para pensar, para ser proactivo e aplicarmos os nossos conhecimentos em prol de todos. Saiba que o primeiro passo passa por pensar nisto…

As etapas que se seguem relacionam-se com a análise dos “sete desperdícios” (de Taiichi Ohno) à actividade humana. Estes desperdícios (ou mudas) apresentam-se aos nossos olhos disfarçados de actividades produtivas, mas não o são. Vejamos estes simples exemplos e algumas sugestões:

M1. Stocks – pense na quantidade de projectos ou iniciativas que tem em mãos neste momento… quantos estão iniciadas e não concluídos? Sugestão: reveja a lei de Little

M2. Movimentos – quanto tempo passamos à procura de coisas? Não apenas me refiro às coisas físicas como aqueles ficheiros que temos no computador ou na nuvem e que nunca os encontramos quando são precisos. Sugestão: auto-aplicar os 5S;

M3. Transportes – desafio a analisar a sua caixa de correio e note a quantidade de mensagens que trocamos via email sobre os mesmos assuntos e quantas vezes colocamos outros (ou somos nós os colocados) em Cc ou Bcc sem necessidade? O que é que isto tem a ver com os transportes? É o transporte de informação, como poderá fazer a mesma análise ao transporte de coisas físicas;

M4. Defeitos – quem não se engana? Quem não se esquece de coisas em casa que eram para ser levadas para o trabalho? Infelizmente para mim, sou um excelente exemplo deste muda… o que procuro fazer é criar formas de me proteger dos meus erros, por exemplo: fazendo check-lists, lista de to do’s para cada semana, pôr à porta as coisas que tenho de levar para fora, etc. E isso funciona? Nem sempre, mas isto é um processo de melhoria contínua. De uma coisa estou certo, perco muito tempo a fazer rework e esse tempo faz-me falta e se nada fizer vou continuar a queixar-me da falta dele;

M5. Esperas – não preciso de me esforçar muito para dar exemplos de esperas, certo? Prefiro passar às sugestões e sendo proactivo sugiro que converta as esperas em tempo útil pensando. Sim, pensar em vez de começar instintivamente outra coisa qualquer. Pense lean, torne-se uma lean person

M6. Excesso de produção – verifique quantos relatórios, quantas análises, quantas tarefas fazemos. Se não é necessário não faça. Sugestão: faça uso do “just in time” em vez do “just in case”;

M7. Excesso de processamento – quem não gosta de fazer multitasking? Dá uma confortável sensação de realização e de importância, certo? O multitasking é um mito, não conseguimos concentramo-nos em duas coisas ao mesmo tempo. Há um livro muito interessante sobre este tema que recomendo a sua consulta. O seu autor diz-nos que o multitasking aumenta o tempo de execução das tarefas e potencia largamente os erros de tal modo que aqueles que insistem em fazer mais que uma coisa ao mesmo tempo perdem 30% a 40% da sua eficiência. Da próxima vez que estiver ao telefone com alguém, quanto escreve um email e contempla um arco-íris recém formado reze para que tudo corra bem… (ao todo são quatro tarefas em simultâneo, boa sorte!);

Na próxima sexta-feira (17 Fev) iniciamos a 20ª Edição da PG Lean Management e com ela duas dezenas de Sênseis iniciam a sua caminhada lean. A nossa expectativa é que no final, além dos conceitos e das ferramentas lean six sigma, estes Lean Senseis sejam pessoas mais produtivas, mais rentáveis e além de tudo que possam realizar o seu potencial humano.

João Paulo Pinto
12 Fev, 2017
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